INVIMA actualiza su Oficina Virtual: radicación automática vinculada al pago desde el 1 de julio de 2026
El INVIMA moderniza el flujo de su Oficina Virtual: a partir del 1 de julio de 2026, el radicado se emite de inmediato tras completar el formulario y realizar el pago, eliminando la verificación previa y reduciendo tiempos de espera de hasta 15 días hábiles.
El Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (INVIMA) anunció oficialmente una actualización al flujo operativo de su Oficina Virtual, que entra en funcionamiento el 1 de julio de 2026. Este cambio moderniza el proceso de radicación de trámites para hacerlo más ágil, transparente y seguro para las empresas y personas naturales de todos los sectores vigilados a nivel nacional.
Si su empresa radica trámites ante el INVIMA, esto le afecta directamente. A continuación le explicamos qué cambia, cómo funciona el nuevo proceso y qué debe tener en cuenta para evitar errores que pueden costarle tiempo y dinero.
¿Qué es la Oficina Virtual del INVIMA?
La Oficina Virtual nació durante la pandemia de COVID-19 como reemplazo a la atención presencial y hoy es el canal oficial para radicar todo tipo de trámites ante el INVIMA. Permite realizar pagos en línea, hacer seguimiento al estado de las solicitudes y gestionar la documentación de manera digital.
Con el crecimiento del volumen de solicitudes —actualmente entre 600 y 1.000 trámites diarios— se hizo necesario modernizar el proceso para eliminar represamientos y mejorar los tiempos de respuesta hacia los usuarios.
Los 3 cambios fundamentales
1. Desaparece la "Intención de Solicitud": llega el radicado directo e inmediato
Antes: Las solicitudes ingresaban con un código ID a una fila de revisión previa humana —un paso que reemplazaba la antigua ventanilla presencial—. Dado el volumen de trámites, esta revisión tomaba entre 3 y 15 días hábiles antes de que la solicitud fuera formalmente radicada.
Ahora: No hay código ID ni verificación previa. Al completar el formulario y realizar el pago, el sistema emite de inmediato el número de radicado oficial. A partir de ese momento empiezan a correr los términos legales del trámite.
2. El pago va después de cargar los documentos, no antes
Antes: El usuario realizaba el pago al inicio del proceso, sin vincularlo a una solicitud específica.
Ahora: El proceso se invierte:
- Se diligencia el formulario completo.
- Se cargan todos los documentos requeridos en sus respectivos campos.
- La plataforma redirige automáticamente al módulo de pago.
El sistema fija el código de tarifa y el valor a pagar de manera automática; el usuario no puede modificarlos. Esto garantiza la transparencia en el uso de los recursos y la integridad del proceso.
3. Prohibición total de enlaces e hipervínculos en los documentos
Antes: Era frecuente que los usuarios subieran PDFs con links a nubes externas (Google Drive, Dropbox, etc.) con documentación anexa.
Ahora: Esta práctica está completamente prohibida. Cada requisito del trámite tiene su propio campo en la plataforma y cada documento debe cargarse de forma directa e individual en la casilla que corresponde. Esto elimina los riesgos técnicos y de seguridad que generaban los links externos.
El nuevo paso a paso para radicar correctamente
- Seleccione el tipo de trámite. La plataforma detecta automáticamente los documentos y campos requeridos según la normativa vigente para ese trámite específico (por ejemplo: artes, certificado de venta libre, fórmula, etc.).
- Diligencie el formulario completo. Verifique que cada dato coincida exactamente con los documentos que va a adjuntar.
- Cargue cada documento en su casilla en formato PDF. Hay un límite de peso por archivo (por ejemplo, 10 MB en algunos campos). Si un documento excede el tamaño permitido, el sistema no dejará avanzar. Se recomienda escanear a una resolución de 200 a 300 DPI.
- Haga clic en "Enviar Solicitud". El sistema redirigirá automáticamente al módulo de pago.
- Realice el pago por PSE. Una vez aprobado, la plataforma genera el número de radicado definitivo y envía un correo de confirmación con el código de consulta para hacer seguimiento.
Importante: No cierre la pestaña del navegador mientras se procesa el pago. Si la cierra antes de que la transacción finalice, puede fallar la generación del radicado.
Responsabilidad legal del solicitante
Al eliminar la verificación previa, el INVIMA traslada una mayor responsabilidad al usuario. Al usar la plataforma, el solicitante declara bajo juramento que toda la información y los documentos presentados son veraces, íntegros, actualizados y reales.
La entrega de información falsa, manipulada o incompleta se considera una conducta punible y puede acarrear:
- Medidas sanitarias.
- Sanciones administrativas.
- Reporte a las autoridades competentes.
Adicionalmente, si un trámite es devuelto por errores de fondo atribuibles al solicitante —por ejemplo, solicitar el registro de un cosmético pero describirle funciones terapéuticas—, el pago realizado no podrá reutilizarse para otro trámite o producto. El solicitante deberá iniciar el proceso legal de devolución del dinero.
Errores más comunes que debe evitar
- Discrepancias entre la información del formulario y los documentos adjuntos.
- Formularios sin firma del representante legal, apoderado o director técnico (cuando aplique).
- Solicitar renovaciones de registros sanitarios cuando el registro ya está vencido.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si ya tenía un pago hecho antes de la actualización y no lo había radicado? La nueva plataforma no aceptará ese pago. Deberá iniciar un proceso de devolución de dinero y realizar uno nuevo siguiendo el flujo actualizado (primero documentos, luego pago).
¿Qué pasa con las solicitudes con código ID que ya estaban en curso? Se seguirán gestionando bajo el modelo anterior a través de un plan de contingencia del INVIMA, hasta ponerlas al día.
¿Se puede pagar en la ventanilla de un banco? No. El objetivo de este modelo es que todos los pagos sean electrónicos y se realicen directamente desde la plataforma.
¿Necesito crear un nuevo usuario para el módulo de pago? No. Puede ingresar con las credenciales que su empresa ya tenía registradas en el módulo de "Trámites en Línea".
Recomendaciones para una radicación exitosa
Antes de iniciar cualquier trámite, verifique que:
- La tarifa seleccionada corresponda al trámite que va a adelantar.
- Los documentos estén completos, actualizados y en formato PDF.
- La documentación corresponda a los requisitos normativos vigentes del trámite.
- La información del formulario, el pago y los soportes documentales coincidan entre sí.
- El formulario esté firmado por el representante legal, apoderado y/o director técnico, cuando aplique.
- Las renovaciones se gestionen con la debida anticipación frente a la fecha de vencimiento del registro.
Una radicación completa y bien preparada reduce los reprocesos y mejora los tiempos de atención.
Orientación y acompañamiento
El INVIMA pondrá a disposición una guía orientadora con el paso a paso del nuevo flujo de la Oficina Virtual. También podrá consultar los canales oficiales de atención del Instituto y las capacitaciones o webinars que se programen sobre el funcionamiento de la plataforma.
La Oficina Virtual continuará funcionando en su horario habitual: 7:30 a.m. a 3:30 p.m.
Fuente: Comunicado oficial de la Dirección General del INVIMA, 11 de junio de 2026. Firmado por Francisco A. G. Rossi Buenaventura, Director General.